OGŁOSZENIE OTWARTEGO KONKURSU OFERT

Na podstawie § 2 ust. 2 oraz § 3 ust. 1 i 2 Uchwały Nr VII/77/2007 Sejmiku Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 29 czerwca 2007 r. w sprawie trybu postępowania o udzielenie podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych dotacji z budżetu Województwa Zachodniopomorskiego na cele publiczne związane z realizacją zadań innych, niż określone
w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania,

ZARZĄD WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO
ogłasza otwarty konkurs ofert na realizację zadań 
w zakresie organizacji udziału i promocji Województwa Zachodniopomorskiego 
podczas krajowych targów turystycznych odbywających się w roku 2010.

Wskazanie podmiotów uprawnionych do udziału w konkursie:

Zgodnie z art. 221 ust. 1, ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240), w konkursie mogą uczestniczyć podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych
i niedziałające w celu osiągnięcia zysku, zwane dalej „oferentem”.

Dział I. Rodzaj zadania

Organizacja promocji i udziału Województwa Zachodniopomorskiego podczas krajowych targów turystycznych, odbywających się w roku 2010 tj.:

1. Targi Sportów Wodnych i Rekreacji „Wiatr i woda” w Warszawie, 11-14 marca 2010 r.
2. XIV Targi Turystyki i Wypoczynku  „Lato” Warszawa, 24-25 kwietnia 2010 r.
3. Targi Regionów i Produktów Turystycznych „Tour Salon” Poznań, 20-23 października  2010 r.

Dział II.: Wysokość środków przewidzianych na realizację zadania w danym roku i w roku poprzednim:

Rok 2010 – 200.000 zł brutto.
Rok 2009 -  198.343,67 zł brutto

Dział III. Zasady przyznawania dotacji

1. W konkursie mogą uczestniczyć podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych
   i niedziałające w celu osiągnięcia zysku.
2. Termin na złożenie oferty wynosi 30 dni od daty ogłoszenia konkursu.
3. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji.
4. Oferty rozpatruje Komisja oceniająca oferty.
5. Rozstrzygnięcia konkursu i zlecenia zadania dokonuje Zarząd Województwa w drodze stosownej uchwały, w terminie 30 dni o daty zakończenia naboru ofert.
6. W procedurze konkursu wyłoniony zostanie 1 oferent, mający zrealizować całość zadania, którego oferta spełni wymagania formalne oraz uzyska największą ilość punktów w ocenia merytorycznej.
7. Od decyzji Zarządu nie przysługuje odwołanie.
8. Realizacja zadania podlega szczegółowej sprawozdawczości oraz kontroli.
9. Zadanie podlega szczegółowemu rozliczeniu.

Szczegółowe zasady określone zostały w punktach poniższych.

Dział IV. Termin realizacji zadania:

1. Zważywszy na fakt, iż organizacja stoiska na poszczególnych targach, w tym przygotowanie materiałów promocyjnych musi być poprzedzona przygotowaniami organizacyjnymi, termin realizacji zadania liczyć się będzie od dnia podjęcia przez Zarząd uchwały o powierzeniu wyłonionemu w konkursie podmiotowi realizacji zadania, do dnia określonego w umowie.
2. Kulminacyjnym okresem realizacji zadania są niżej wymienione targi i ich terminy:
   • Targi Sportów Wodnych i Rekreacji „Wiatr i woda” w Warszawie, 11-14 marca 2010 r.
   • XIV Targi Turystyki i Wypoczynku  „Lato” Warszawa, 24-25 kwietnia 2010 r.
   • Targi Regionów i Produktów Turystycznych „Tour Salon” Poznań, 20-23 października 2010 r.

Dział V. Warunki realizacji zadania:

1) W ramach realizacji każdego z wyżej wymienionych zadań, oferent zobowiązany jest co najmniej do:

Targi Sportów Wodnych i Rekreacji „Wiatr i woda”, 11-14 marca 2010

• Najmu  powierzchni wystawienniczej w dostępnych modułach wraz z elementami zabudowy stałej i ruchomej o wielkości con. 10 m² .
• Opracowania projektu zagospodarowania stoiska wraz z zapleczem lub miejscem magazynowym i wykonanie  projektu na miejscu, jak również jego demontaż. Uwaga: projekt ma nawiązywać do turystyki wodnej w województwie, jak również nawiązywać do logo i hasła turystycznego Województwa.
• Zapewnienia materiałów i gadżetów promujących turystykę wodną w województwie.
• Zapewnienia transportu osób i materiałów na targi.
• Zapewnienia obsługi stoiska przez minimum 1 osobę z doświadczeniem
  w zakresie potencjału turystycznego województwa - przez cały okres trwania targów.

XIV Targi Turystyki i Wypoczynku  „Lato” Warszawa, 24-25 kwietnia 2010 r.

• Pozyskania podwystawców stoiska województwa tj. gmin, stowarzyszeń i innych podmiotów zainteresowanych wystawieniem swojej oferty w ramach stoiska wojewódzkiego.
• Najmu  powierzchni wystawienniczej w dostępnych modułach wraz z elementami zabudowy stałej i ruchomej , o wielkości con. 50 m².
• Opracowania projektu zagospodarowania stoiska z uwzględnieniem zaplecza magazynowego i  wykonanie tego projektu na miejscu, jak również jego demontaż. Projekt ma nawiązywać do logo i hasła turystycznego Województwa.
• Zapewnienia materiałów i gadżetów promujących województwo.
• Zapewnienia transportu osób i materiałów na targi.
• Zapewnienia obsługi stoiska przez minimum 1 osobę z doświadczeniem
  w zakresie potencjału turystycznego województwa – przez cały okres trwania targów.

Targi Regionów i Produktów Turystycznych „Tour Salon” Poznań, 20-23 października 2010 r.

• Pozyskania podwystawców stoiska województwa tj. gmin, stowarzyszeń i innych podmiotów zainteresowanych wystawieniem swojej oferty w ramach stoiska wojewódzkiego.
• Najmu  powierzchni wystawienniczej w dostępnych modułach wraz z elementami zabudowy stałej i ruchomej – o pow. con 60 m².
• Opracowania projektu zagospodarowania stoiska, z uwzględnieniem zaplecza magazynowego, wykonanie tego projektu na miejscu i jego demontaż. Projekt ma nawiązywać do logo i hasła turystycznego Województwa.
• Zapewnienia materiałów i gadżetów promujących  o województwie.
• Zapewnienia transportu osób i materiałów promujących turystykę wodną w obszarze województwa.
• Zapewnienia obsługi stoiska przez 2 osoby ze znajomością i doświadczeniem w zakresie potencjału turystycznego województwa – przez cały okres trwania targów.

Logo i hasło promocyjne Województwa Zachodniopomorskiego zamieszczone jest na stronie: www.turystyka.wzp.pl

Uwaga: Za ofertę uważa się jedną – całościową ofertę zawierającą propozycje organizacji stoisk województwa na wszystkich podanych w Dziale I i V targach.

Niezależnie od ww. merytorycznych warunków realizacji zadania, oferent przy jego realizacji zobowiązany jest do:

• wykonania zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy,
• wydatkowania przyznanych środków finansowych (zgodnie z obowiązującymi przepisami) tylko na to zadanie, na które zostały przyznane – zgodnie z zapisami zawartej umowy,
• prawidłowego i terminowego rozliczenia przyznanych środków finansowych, dokonanego
  w formie sprawozdania częściowego i końcowego z realizacji zadania. (tj. sprawozdanie końcowe powinno być przedłożone w okresie  15 dni po upływie terminu na jaki umowa została zawarta).

2) Wymagane doświadczenie oferenta:

Wymaga się aby oferent  posiadał doświadczenie w realizacji zadań polegających na organizacji stoisk na targach krajowych lub zagranicznych oraz na innych imprezach o charakterze turystyczno promocyjnym, podobnych w swoim rodzaju i charakterze do imprez targowych objętych przedmiotowym konkursem.
 
3) wymagania bazy lokalowej:

Wymaga się, aby oferent mając na uwadze realizację zadania, w szczególności ewentualne spotkania organizacyjne z projektantami stoiska, ewentualnymi podwystawcami,  dysponował na potrzeby realizacji zadania odpowiednią bazą lokalową, zapewniającą również możliwości składowania przygotowywanych na potrzeby promocji województwa materiałów promocyjnych, odpowiedni do potrzeb realizacji zadania sprzęt typu: telefony, faksy, komputery itp.

4) Wymagania dot. przygotowania merytorycznego kadry specjalistycznej:

Wymaga się aby oferent oraz jego pracownicy obsługujący stoiska, ewentualnie podwykonawcy realizujący w zakresie merytorycznym część zadania, posiadali wiedzę na temat potencjału
i atrakcji turystycznych Województwa Zachodniopomorskiego, konkretnej oferty turystycznej, wiedzę na temat informacji zawartych w oferowanych materiałach promocyjnych oraz wiedzę na temat podmiotów zarządzających produktami turystycznymi regionu, organizatorów turystyki realizujących turystykę przyjazdową do Województwa Zachodniopomorskiego, jak również ogólną wiedzę na temat potencjału turystycznego ewentualnych podwystawców stoiska.

5) Wymagana wysokość wkładu własnego:

Dotacja w ramach niniejszego konkursu ofert przyznana będzie na finansowanie w całości kosztów realizacji zadania. Powierzenie realizacji zadania nie wyklucza zaoferowania przez Podmiot składający ofertę własnych środków finansowych.

6) Ewidencja finansowo – księgowa:

Oferent, który realizuje zadanie publiczne zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków.

7) Podwykonawcy:

Zarząd Województwa dopuszcza możliwość realizacji części zadania przez podwykonawców, co zostanie szczegółowo omówione w umowie.

8) Przekazanie przyznanej dotacji:

Dotacja będzie udzielona w formie przelewu na konto wyłonionego w konkursie oferenta, w dwóch ratach, przy czym warunkiem przekazania II raty dotacji będzie prawidłowe rozliczenie I raty, którego dokonuje się w formie częściowego sprawozdania (rzeczowo finansowego) z realizacji zadania,
o którym mowa w dziale XII.

Dział VI. Termin składania ofert,

1. Oferty należy składać w terminie 30 dni od daty ogłoszenia konkursu (decyduje data wpływu oferty do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego).
2. Ogłoszenie konkursu następuje w formie jego zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego, na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu przy ul. Korsarzy 34 oraz na stronie www.turystyka.wzp.pl
3. Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone oferentowi bez rozpatrzenia.

Dział VII. Miejsce składania ofert:

Oferty należy składać w:

1. osobiście lub przesyłką pocztową POLECONĄ – w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego w Szczecinie, ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin,
   w Kancelarii Ogólnej (parter).
2. Oferta powinna być złożona :
   
   a) w zamkniętej kopercie opatrzonej: nazwą oferenta i dopiskiem: „Otwarty konkurs ofert – targi turystyczne krajowe 2010”.
   
   b) na formularzu – wskazanym w ogłoszeniu.

Dział VIII. Termin, tryb, kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru oferty:

1. Złożone oferty będą rozpatrywane przez Komisję opiniującą oferty, składającą się z pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego w Szczecinie.
2. Komisja dokonuje oceny ofert dwuetapowo:
   1) I etap -  ocena formalna,
   2) II etap -  ocena merytoryczna, której podlegają oferty spełniające wymagania formalne.
3. Uwaga: za ofertę nieprawidłową pod względem formalnym uznaje się ofertę niekompletną, tj. wypełnioną niezgodnie z zapisami formularza, z pozostawieniem pustych miejsc w formularzu, bez wymaganych załączników, podpisów osób uprawnionych, pieczęci lub sporządzonej na innym formularzu.
4. W przypadku stwierdzenia wad formalnoprawnych w złożonych ofertach, komisja opiniująca wzywa oferentów do ich usunięcia, wyznaczając mu dodatkowy okres (nie dłuższy niż 5 dni), licząc od dnia skutecznego doręczenia oferentowi wezwania.
5. Wezwanie do uzupełnienia braków nastąpi poprzez poinformowanie oferenta w formie: mailowej lub  fax - em, na adres lub numer kontaktowy podany w ofercie.. Wymagane jest potwierdzenie uzyskania  informacji przez oferenta. W przypadku braku kontaktu z oferentem oferta zawierająca braki nie podlega dalszemu rozpatrzeniu.
6. Oferty nie poprawione/nie uzupełnione nie podlegają dalszej ocenie i są tym samym wykluczone
   z dalszego postępowania.
7. Ocena merytoryczna dokonywana będzie w oparciu o następujące kryteria:
   1. Zawartość merytoryczna oferty, szczegółowy opis zadania, propozycje własne oferenta dot. stoiska, zapewniane przez oferenta materiały promocyjne itp.
   2. Możliwość realizacji zadania przez oferenta, w tym:
      • doświadczenie w organizacji stoisk na targach i innych imprezach o charakterze turystyczno promocyjnym.
      • zasoby kadrowe, w tym w szczególności doświadczenie osób  przewidzianych  do obsługi stoiska w realizacji tego typu zadań
   3. Ocena przedstawionej kalkulacji kosztów realizacji zadania w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania,
   4. Ocena wykonania zadań zleconych w okresie poprzednim, w szczególności rzetelność, terminowość realizacji oraz prawidłowość rozliczenia dotacji – w sytuacji jeśli oferent realizował już w okresie poprzednim zadania finansowane z dotacji, .
   5. Przy rozpatrywaniu ofert będzie brana pod uwagę wysokość środków publicznych przewidziana  na realizację zadania w budżecie Województwa na rok 2010 - określona w Dziale II.
8. Konkurs rozstrzyga Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego w drodze uchwały po zapoznaniu się z opinią Komisji oceniającej oferty, wyrażaną w formie protokołu wraz ze stosownymi załącznikami, w terminie 30 dni od daty zakończenia naboru ofert.
9. Informacja zawierająca rozstrzygnięcie konkursu zostanie zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego oraz na stronie; www.turystyka.wzp.pl
10. Od decyzji Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego rozstrzygającej konkurs nie przysługuje tryb odwoławczy.
11. Warunkiem udzielenia dotacji będzie podpisanie umowy.

Dział IX.  Wymagania w stosunku do składanych ofert, w tym wymagane załączniki.

1. Oferta powinna być złożona na formularzu – wskazanym w ogłoszeniu.
2. Oferta powinna być wypełniona w całości tj. we wszystkich wymaganych we wzorze oferty punktach. Jeśli dany punkt oferty nie dotyczy konkretnego oferenta, należy w tym punkcie wpisać „nie dotyczy”.
3. Uwaga: wymaga się aby oferent w formularzu w Części II pkt 4 – „Szczegółowy opis zadania”
   i w Częśći III pkt 2 – „ Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów” opisał swoją ofertę organizacji stoiska z podziałem na każde targi z osobna.
4. Wymagane załączniki:
   1. aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub  odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny Podmiotu i umocowanie osób go reprezentujących wystawiony nie wcześniej, niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,
   2. aktualny statut,
   3. sprawozdanie merytoryczne i finansowe (bilans, rachunek wyników lub rachunek zysków
      i strat, informację dodatkową) za rok poprzedzający złożenie oferty; w przypadku krótszej działalności – za okres od rejestracji do dnia ogłoszenia konkursu - zgodnie z ustawą
      o rachunkowości z dnia 29 września 2004 r. (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).
   4. umowę partnerską lub oświadczenie partnera (w przypadku wskazania w ofercie  partnera.)
      
      W przypadku składania kserokopii dokumentów, określonych w pkt 1) – 4), każda strona dokumentu powinna być potwierdzona „za zgodność z oryginałem” przez co najmniej jedną z osób upoważnionych do reprezentowania oferenta - zgodnie z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym lub z innym dokumentem potwierdzającym status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących, bądź przez osobę, której udzielono w tym zakresie pełnomocnictwa.
   5. oświadczenia:
      a) o nie zaleganiu z płatnościami na rzecz podmiotów publiczno-prawnych oraz innych podmiotów,
      
      b) oświadczenie o nieprowadzeniu przeciwko oferentowi postępowania egzekucyjnego na podstawie przepisów prawa cywilnego lub administracyjnego,
      
      c) oświadczenie o niedziałaniu w celu osiągnięcia zysku, 
      
      d) oświadczenie o nieubieganiu się o środki z budżetu Województwa będące w dyspozycji innych komórek organizacyjnych Urzędu, na to samo zadanie,
      
      e) oświadczenie o rozliczeniu dotacji otrzymanych z budżetu województwa zachodniopomorskiego w okresie poprzednim.

Oświadczenia o których mowa w pkt 5)  powinny być przedłożone w formie załącznika nr 1 do oferty – oryginał.

Dział X. Wskazanie wydatków, które  nie mogą być pokryte z dotacji

1. Ze środków przekazanej dotacji nie mogą być pokrywane koszty:
   1. nagrody rzeczowe i pieniężne dla pracowników, podwykonawców, premii dla pracowników,
   2. jakiekolwiek wynagrodzenia członków organów statutowych oferenta, w tym diety za działalność społeczną,
   3. pokrycie deficytu zrealizowanych wcześniej przedsięwzięć,
   4. działalność gospodarczą oferentów,
   5. wydatki poniesione na przygotowanie wniosku,
   6. działalność polityczną i religijną,
   7. wydatki z tytułu opłat i kar umownych, grzywien, a także koszty procesów sądowych oraz na  koszty realizacji postanowień wydanych przez sąd,
   8. wydatki nieuwzględnione w ofercie,
   9. wydatki uwzględnione w ofercie, ale poniesione przez oferenta wcześniej niż w dniu, w którym Zarząd Województwa rozstrzygnął konkurs i przyznał wyłonionemu oferentowi dotację.
   10. odsetki od zadłużenia,
   11. darowizny na rzecz innych osób

Dział XI. Postępowanie w przypadku przyznania mniejszej kwoty dotacji niż wnioskowana.

Kwota przyznanej dotacji może być niższa od określonej w ofercie. W takim przypadku oferent zobowiązany jest do przedstawienia korekty kosztorysu i harmonogramu realizacji zadania. Korekta powinna być złożona w czasie umożliwiającym terminowe przygotowanie i podpisanie umowy. Korekta kosztorysu i harmonogramu będzie stanowiła integralną część umowy.

Dział XII. Informacje dotyczące sprawozdawczości i kontroli realizacji zleconego zadania.

1. Realizacja zleconego zadania podlega sprawozdawczości i kontroli.
2. Wyłoniony oferent realizujący zadanie zobowiązany jest złożyć w trakcie jego realizacji oraz po jego zakończeniu, sprawozdanie – odpowiednio: częściowe i sprawozdanie końcowe.
3. Sprawozdania zarówno częściowe jak i końcowe sporządza się na formularzu – zgodnie
   z wzorem wskazanym w ogłoszeniu.
4. Wymagać się będzie, aby sprawozdanie zarówno częściowe jak i końcowe, w części merytorycznej: (Część I formularza – Sprawozdanie merytoryczne, pkt 2 – Opis wykonania zadania i pkt 3 – Liczbowe określenie skali działań…) sporządzone było
   z wyodrębnieniem  każdych targów.
5.  Wymagać się będzie, aby sprawozdanie zarówno częściowe jak i końcowe, w części dotyczącej wykonania wydatków (tj. Część II – Sprawozdanie z wykonania wydatków, pkt 1 – Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów) sporządzone było osobno dla każdych targów. 
6. Wymagać się będzie złożenia do obu sprawozdań potwierdzonych za zgodność z oryginałem (przez osoby upoważnione) kserokopii dowodów księgowych potwierdzających poniesione
   w związku z realizacją zadania koszty.
7. Oryginały dowodów księgowych mają być opisane zgodnie z ustawą z dnia 29 września 2004 r.
   o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.)
8. Realizacja zadania podlega kontroli, w szczególności:
   1. stanu realizacji zadania efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania,
   2. prawidłowości wykorzystania na realizacje zadania otrzymanych środków publicznych,
   3. prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy.
9. Kontrola może być przeprowadzona w czasie i w miejscu trwania zadania lub po jego zakończeniu – w siedzibie podmiotu.

Szczegółowe zapisy dotyczące sprawozdania i kontroli zawarte będą w umowie.

Dział XIV.  Informacje o możliwości nieudzielania dotacji przez Zarząd.

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego może odmówić oferentowi wyłonionemu
w konkursie przyznania dotacji i podpisania z nim umowy w przypadku, gdy okaże się, że:

• oferent lub jego reprezentanci utracili zdolności do czynności prawnych,
• zostały ujawnione, nieznane wcześniej, okoliczności podważające wiarygodność i rzetelność oferenta.

W przypadku przyznania kwoty niższej niż wnioskowana, oferent dokonuje aktualizacji harmonogramu i kosztorysu, bądź wycofuje swoją ofertę.

Dział.XVI. Projekt umowy

Oferent może zapoznać się z ramowym wzorem umowy podanym w ogłoszeniu.

Szczegółowych informacji w sprawie przedmiotowego konkursu udzieli p. Jolanta Bernat – Gł. Specjalista w Wydziale Turystyki, Gospodarki i Promocji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego, e-mail: jbernat@wzp.pl; tel. 91/44 19 133.