Województwo Zachodniopomorskie zaprasza do składania ofert na rozeznanie cenowe, którego przedmiotem jest realizacja usługi zewnętrznej koordynacji projektu międzynarodowego pod tytułem "Baltic Stories – Zrównoważony rozwój turystyki poprzez profesjonalizację wydarzeń o charakterze kulturowym w regionie Południowego Bałtyku".  
 
Przedmiot zamówienia:
 
Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi zewnętrznej koordynacji projektu międzynarodowego przez cały okres trwania projektu (tj. od podpisania umowy między Wykonawcą z Zamawiającym do zakończenia projektu – przewidywana data zakończenia projektu 30.06.2020 r. , z zastrzeżeniem, że okres realizacji projektu może się wydłużyć o okres 6 miesięcy).
 
W celu oszacowania ceny zamówienia zwracam się z prośbą o oszacowanie kosztów Usługi zewnętrznej koordynacji projektu międzynarodowego będąca przedmiotem niniejszego zamówienia , która obejmuje:
 
1) Weryfikacja Porozumienia Partnerskiego w języku angielskim;
2) Udzielanie Partnerowi Wiodącemu wsparcia i aktualnych informacji w języku polskim w zakresie specyficznych reguł i procedur dotyczących realizacji projektu w jego aspektach finansowych i formalnych w oparciu o obowiązujące wytyczne Programu INTERREG Południowy Bałtyk 2014-2020 oraz wytyczne krajowe;
3) Opracowanie systemu raportowania merytorycznego oraz systemu zarządzania i monitorowania wskaźników finansowych na poziomie całego projektu w języku angielskim;
4) Opracowanie i uaktualnianie (raz na pół roku) planu prac oraz podziału odpowiedzialności Partnerów Projektu w języku angielskim;
5) Opracowanie podręcznika zarządzania projektem w języku angielskim, wraz ze streszczeniem w języku polskim,
6) Przygotowanie oraz prowadzenie Komitetów Sterujących organizowanych w ramach projektu (6 spotkań projektowych), przygotowanie prezentacji i materiałów na spotkania w formie elektronicznej, sporządzanie notatek ze spotkań (tzw. minutes). Wykonawca zobowiązany jest we własnym zakresie  pokryć wydatki związane z uczestnictwem w spotkaniach tj. z przelotem, zakwaterowaniem i wyżywieniem.
7) Wsparcie w zakresie zarządzania finansami na poziomie całego projektu (język angielski):
a) bieżący kontakt z pozostałymi Partnerami Projektu w zakresie finansów projektu;
b) opracowanie półrocznych planów finansowych dla Partnerów Projektu w podziale na linie budżetowe, pakiety robocze oraz okresy rozliczeniowe w języku angielskim;
c) monitorowanie wydatkowania środków oraz informowanie Partnera Wiodącego oraz Partnerów Projektu o stanie realizacji budżetu w rozbiciu na pakiety robocze i linie budżetowe (co najmniej raz w danym okresie raportowym);
d) kontrolowanie zmian w budżecie projektu wynikających z zastosowania przez Partnerów Projektu reguły 20% (tzw. budget flexibility rule);
e) weryfikacja certyfikatów wystawionych przez kontrolerów krajowych przekazywanych przez Partnerów Projektu.
8) Wsparcie w zakresie zarządzania merytorycznego na poziomie całego projektu (język angielski):
a) wsparcie w monitorowaniu postępu merytorycznego projektu, w tym zgodności z zapisami zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie, w ramach 6-miesięcznych okresów rozliczeniowych;
b) wsparcie w monitorowaniu zgodności osiągniętych efektów projektu z jego głównym celem, tj. zrównoważonego rozwoju turystyki poprzez profesjonalizację organizatorów eventów.
9) Zaproponowanie wzorów wewnętrznych raportów dla Partnerów Projektu oraz zebranie raportów od Partnerów Projektu (język angielski);
10) Należyte oraz terminowe przygotowanie półrocznych zagregowanych raportów finansowych i merytorycznych w języku angielskim zgodnie z wytycznymi programu INTERREG Południowy Bałtyk 2014-2020, w szczególności:
11) Opracowanie raportów w języku angielskim 6-miesięcznych raportów z ewaluacji projektu;
12) Udzielanie wszystkim Partnerom Projektu wsparcia i niezbędnych aktualnych informacji w języku angielskim w zakresie specyficznych reguł i procedur dotyczących kierowania projektem w jego aspektach finansowych i formalnych w oparciu o obowiązujące wytyczne Programu INTERREG  Południowy Bałtyk 2014-2020
13) Bieżący kontakt z opiekunem finansowym projektu we Wspólnym Sekretariacie Technicznym,
14) Zarządzanie zmianami w projekcie w trakcie jego realizacji (włączając w to zmiany w budżecie oraz zmiany w partnerstwie).
 
Proszę o podanie łącznej ceny netto oraz stawki podatku vat.
  
Szacowanie wartości zamówienia prosimy przesyłać na adres: dklekot@wzp.pl oraz turystyka@wzp.pl do dnia 15 września 2017 roku.

Rozeznanie cenowe nie stanowi oferty zamówienia w rozumieniu Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r.  jest jedynie analizą rynku dokonywaną zgodnie z uchwałą nr  1480/16 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 13 września 2016 roku.
 
Zadanie będzie realizowane w ramach projektu: 'Baltic Stories – Zrównoważony rozwój turystyki poprzez profesjonalizację wydarzeń o charakterze kulturowym w regionie Południowego Bałtyku”, realizowanego w ramach programu Interreg Południowy Bałtyk 2014-2020. STHB.02.01.00-32-0082/16